Wie können Unternehmen ihre Mitarbeitenden im Digitalisierungsprozess optimal mitnehmen?

Frank Bergs hat bis zu seinem gesundheitsbedingten Ausscheiden über 25 Jahre in verschiedenen Managementpositionen in Unternehmen des Gesundheitswesens im nationalen und internationalen Umfeld gearbeitet. Seine Erfahrungen bringt er heute auf ehrenamtlicher Basis in Organisationen des Sozial- und Hilfswesens ein und schreibt als Blogger.

Die Geschäftstätigkeit von Unternehmen verlagert sich immer weiter in digitale Prozesse. Welche Herausforderungen stellen sich der Unternehmensführung damit?

Die größte Herausforderung für die Unternehmen ist es, alle Mitarbeiter des Unternehmens  auf dieser Reise mitzunehmen. Es reicht nicht, digitale Prozesse einfach mit Hilfe von Hard- und Softwaretools zu verändern, ohne den Mitarbeitern im Unternehmen eine klare Zielrichtung zu geben und die damit verbundenen Ziele für jeden einzelnen Arbeitsbereich zu kommunizieren. Die digitale Unternehmensstrategie muss Chefsache sein. Meine Erfahrung in Unternehmen der Gesundheitsbranche hat gezeigt, dass eine Digitalisierungsstrategie nur dann erfolgreich ist, wenn jeder einzelne Mitarbeiter auch den Sinn und die damit verbundene Veränderung versteht.

Unternehmen tun gut daran, dass sie zunächst in einzelnen Arbeitsgruppen für ihren jeweiligen Fachbereich den Status Quo ermitteln und in einer gemeinsamen Teamsitzung ihre Digitalisierungsstrategie für das Unternehmen erarbeiten. Dabei sollte neben der reinen technischen und monetären Umsetzbarkeit auch immer der damit verbundene psychosoziale Faktor für die Mitarbeiter einbezogen werden. Letztendlich sind es die Mitarbeiter, die sich mit einer neuen Arbeitssituation auseinandersetzen müssen und – gewollt oder ungewollt – Mehrarbeit für das Erlernen mit neuen Soft- und Hardwaretools investieren müssen.

Wie können Arbeitsabläufe gestaltet werden, so dass die Digitalisierung zur Entlastung der Mitarbeitenden führt?

Diese Frage lässt sich aus meiner Sicht nicht pauschal beantworten. Es kann durchaus sein, dass in einigen Unternehmensbereichen Mehrarbeit durch den Einsatz von neuen digitalen Tools entsteht, andere Bereiche aber deutlich entlastet werden.

Am Anfang sollte immer die Frage stehen, wie eine Digitalisierungsstrategie dem gesamten Unternehmen helfen kann, die internen und auch die externen Prozessstrukturen zu verschlanken, zu vereinfachen und zu beschleunigen. Oftmals wird die Digitalisierung der Industrie in einem Atemzug mit dem Wegfall von Arbeitsplätzen genannt. Diese Angst der Mitarbeiter sollte die Unternehmensführung sehr ernst nehmen. Schnell können Digitalisierungsprojekte kippen, wenn den Mitarbeitern persönliche Freiräume genommen werden und sie durch fehlende Schulungen nicht in der Lage sind, ihren angestammten Job vernünftig zu erledigen.

Welche Rolle spielt die interne Kommunikation Ihrer Meinung nach?

Die wichtigste Rolle in einem gesunden Unternehmen spielt immer eine gute interne Kommunikation. Dies ist unabhängig davon, ob das Unternehmen mit einer neuen Digitalisierungsstrategie an den Markt geht oder nicht. Immer dann, wenn große Veränderungen anstehen, sollte es top-down eine klare, für alle verständlich nachvollziehbare Kommunikation geben.

Natürlich wird ein Unternehmenschef nie alle Mitarbeiter auf diesem Weg mitnehmen können. Doch einfach nur eine Anordnung über die umzusetzende Veränderung zu machen, hat noch nie zur Zufriedenheit der Mitarbeiter geführt. Eine gute Erklärung des „Warum“ sollte hier im Vordergrund stehen.
    

Was empfehlen Sie Unternehmern und Führungskräften hinsichtlich ihrer Mitarbeiterführung im Digitalisierungsprozess?

Zunächst einmal, dass sie im Digitalisierungsprozess den Hut aufhaben. Der IT-Abteilung oder dem Marketing zu sagen „Macht mal!“ reicht nicht. Wenn die Fachabteilungen nur Arbeitsaufträge zur Umsetzung bekommen und nicht in den Entscheidungsprozess mit eingebunden werden, ist das Scheitern nach meiner Erfahrung vorprogrammiert. Jede Unternehmensführung, auch wenn sie nicht in der Generation der Digitalisierung aufgewachsen ist, muss sich mit diesem Thema aktiv auseinandersetzen und fehlendes Wissen aufarbeiten. Es geht hier nicht um das Erlangen von Expertentum, sondern darum, dass Digitalisierungsentscheidungen aus den eigenen Abteilungen nachvollzogen werden können. Was nützt es, wenn ein Unternehmen sich für Social Media-Kampagnen entscheidet und die Unternehmensleitung weder ein Smartphone besitzt, geschweige denn sich jemals in den sozialen Medien bewegt hat. Letztendlich sollen alle Mitarbeiter die Digitalisierung im Unternehmen als Chance sehen, dies gilt auch für die Unternehmensleitung.