Videokonferenzen: Wie verhält man sich ethisch und loyal?

Ob wir es wollen oder nicht: Wir werden auf absehbare Zeit nicht ohne Videokonferenzen auskommen. Aktuelle Studien zeigen, viele Mitarbeiter und auch viele Firmen wollen das gar nicht – und haben sich inzwischen auch gut mit Remote Work arrangiert. Die Coronakrise scheint Deutschland den Schubs zu geben, den es gebraucht hat: Mitte April haben schon 43 Prozent der Berufstätigen mindestens ab und zu außerhalb des Büros gearbeitet, ein Plus gegenüber acht Prozent vor der Pandemie. Und zwei Drittel der Heimarbeiter wollen auch künftig außerhalb des Büros arbeiten.

Eine weitere Studie verdeutlicht, dass die Digitalisierung der Unternehmen oft von oben gesteuert wird – und Mitarbeiter sich zu wenig einbringen können. Während 89 Prozent der Manager in Deutschland erklärten, an Projekten zur Transformation beteiligt zu sein, sind es unter den Angestellten nur 65 Prozent. Im weltweiten Vergleich sind Letztere in Deutschland pessimistisch – nicht nur im Hinblick auf den Ansatz ihres Arbeitgebers, sondern auch, was die Unterstützung des Transformationsprozesses an sich angeht.

Unterdessen gibt es ein Meinungsbild, ob die Unternehmen an jetzt implementierten Maßnahmen für mehr Heimarbeit auch „nach Corona“ festhalten wollen. 500 Unternehmen wurden befragt – und fast 90 Prozent von ihnen sind zu der Erkenntnis gelangt, dass bei ihnen mehr Remote Work (Heimarbeit) möglich sei, ohne dass dadurch irgendwelche Nachteile entstehen. 42 Prozent haben schon beschlossen, an mehr Remote Work festzuhalten bzw. diese weiter auszubauen. Etwa genauso viele waren noch unentschlossen – zurück zu weniger Remote Work will aber kaum ein Unternehmen.

Die jetzt Hals über Kopf eingeführte Neuorganisation der Arbeit wird nicht vollständig rückgängig gemacht werden. Vielmehr werden sich häufiger hybride Arbeitsmodelle mit einem Mix aus Präsenz- und Heimarbeit durchsetzen. Technische Defizite bei der Arbeit von Zuhause oder von irgendwo lassen sich – zumindest in der Theorie – recht schnell beheben. Schwieriger hingegen ist es, das Mindset von Führungspersönlichkeiten zu verändern – und mittelfristig auf Digital Leadership umzustellen.

Ein wichtiger – und oft von Arbeitnehmern kritisierter Punkt – ist das Fehlen einer Strategie gegen so genannte Entgrenzungserscheinungen: Die Grenze zwischen Arbeit und Freizeit verschwimmt gerade im Home-Office bei (zu) vielen: Zwar leben wir seit Beginn der Pandemie zurückgezogen; über Videokonferenzen gelangen jedoch zahlreiche Signale in die berufliche Sphäre. Die Grenzen zwischen Intimität und Öffentlichkeit sind global kollabiert, zum Teil rein versehentlich. Und für Eltern kam dann noch Home-Schooling bzw. Home-Kindergardening obendrauf – eine doppelte und dreifache Belastung, leider immer noch gerade für Frauen.

Ich gehe davon aus, dass die meisten sich inzwischen technisch eingerichtet haben. Nun geht es zum nächsten Schritt: Wie praktiziert man Loyalität und Ethik in Videokonferenzen? Dies ist ein Bestandteil von virtuellem Führen bzw. dem Führen von verteilten Teams. Die vertrauten Routinen der Verständigung, der Alltagsdeutung und Konfliktbereinigung sind dahin. Wir müssen auf neue Weise aufmerksam sein, wissen aber nicht immer genau, worauf wir achten sollen. Hier ein paar Tipps:

In der Regel sollte derjenige das Meeting moderieren, der es auch offline leiten würde. Eine gute Vorbereitung des Moderators ist unabdingbar – und ein großer Ausdruck von Loyalität und Wertschätzung: Denn Zeit ist wertvoll – nicht nur für Führungskräfte! Damit sich alle Teilnehmer im Vorfeld vorbereiten können und unnötige Längen im Gespräch vermieden werden, ist eine Agenda unverzichtbar, die vorher mit ausreichend Vorlauf an die Teilnehmer verschickt werden sollte.

Während des Meetings dient die Agenda als Leitfaden und macht Sitzungen produktiver und effizienter – und bewahrt sie vor ausufernden Konferenzen. Das gesamte Meeting sollte zwischen 45 und 90 Minuten liegen. Marathon-Sitzungen führen zu nichts! Kalkulieren sollten Sie für Unvorhergesehenes oder technische Probleme grundsätzlich immer etwas mehr Zeit: Kündigen Sie beispielsweise 60 Minuten an und blocken Sie sich selbst danach noch mindestens eine halbe Stunde. Achten Sie darauf, dass alle Links zum Einwählen funktionieren und schicken Sie ggf. eine kurze Anleitung für das Tool mit. Und: Haben Sie einen Plan B parat, z.B. eine Telefonschaltung, falls die Technik trotz allem nicht so will wie Sie.

Seien Sie mit der Technik vertraut und selbst überpünktlich. Testen Sie Ihr Mikrofon und richten Sie die Kamera zentral auf Ihr (gut ausgeleuchtetes) Gesicht. Blickkontakt ist wichtig, zumal man sich in diesem Format ständig in die Augen guckt. Ein positiver Gesichtsausdruck wirkt sympathisch. Selbst wenn man, z.B. während des Teilens einer Präsentation, nicht auf Sie blickt, hört man Ihrer Stimme an, ob Sie lächeln oder nicht. Gerade wenn man Sie nicht sieht, ist Ihre Stimme alles!

In den gängigen Tools gibt es Warteräume, in der die Teilnehmer bis zum Beginn der Konferenz warten und dann eingelassen werden können. Je nach Personenzahl begrüßen Sie jeden Teilnehmer am besten persönlich. So weiß jeder, wer im Call ist. Für neue Gesichter in der Runde ist eine kurze Namensrunde sehr hilfreich. In Corona-Zeiten auch nicht schlecht: eine kurze, ehrliche Frage nach dem Wohlbefinden (z.B. während man noch auf andere Teilnehmer wartet).

Bei Videokonferenzen sitzt jeder Teilnehmer einzeln für sich vor dem Rechner – die Gefahr ist groß, nicht richtig zuzuhören und gedanklich abzuschweifen. Das hält den Betrieb auf. Deswegen: Gleich am Anfang alle Teilnehmer der Besprechung gedanklich abholen, indem Sie innerhalb der ersten 60 Sekunden deutlich machen, warum Sie sich heute besprechen und was das gemeinsame Ziel ist und ggf. das Ziel des Einzelnen. Muss ein dringendes Problem gelöst werden: Nicht gleich mit der Lösungssuche loslegen. Sorgen Sie zuerst dafür, dass jeder verstanden hat, worum es geht. Das Team muss das Problem förmlich spüren. Dabei helfen beispielsweise 2-3 Folien, die das Problem illustrieren. Bitte immer laut, deutlich und langsam sprechen – Sie wissen nie, was bei den anderen ankommt. Fragen Sie zu Beginn des Meetings alle Teilnehmer, ob sie einander gut hören können.

Eine Zusammenfassung am Anfang allein reicht nicht aus. Stattdessen ist es wichtig, die Teilnehmer in die Pflicht zu nehmen, z.B. indem Sie ihnen konkrete Aufgaben stellen. Denn Ihr Ziel sollte es sein, die Teilnehmer zu aktivieren, mitzudenken, sich einzubringen – und nicht in die Rolle des stillen Beobachters zu schlüpfen. In einer großen Gruppe kann man sich leicht wegducken: „Jemand anders wird das schon machen.“ Hierfür können Sie Ihr Team z. B. in kleinere Gruppen teilen, die in Breakout Rooms (separaten online Räumen) gemeinsam brainstormen und ihre Ergebnisse anschließend der großen Runde vorstellen. Dafür sollte die Konferenz in kleinere Zeiteinheiten gegliedert werden, damit niemand den Ablenkungen des Home Office erliegt.

Grundsätzlich gilt: Verhalten Sie sich so, wie Sie es auch in realen Meetings machen würden und so, wie Sie es auch von anderen erwarten. Das heißt: Bieten Sie einen aufgeräumten Hintergrund. Alternativ kann man natürlich virtuelle Hintergründe verwenden. In der Regel braucht ein solcher „Green Screen“ so viel Rechenleistung, dass die Übertragung Störungen aufweist, sobald sie sich etwas schneller oder abrupt bewegen. Auch nicht zu vernachlässigen: Stimmen Sie den Hintergrund mit der Farbe ihrer Kleidung ab und vermeiden Sie ablenkende, auffällige Muster.

Ein Problem, das gerade in Online-Konferenzen mit mehreren Teilnehmern auftritt: Wer spricht wann? Woran erkennt man, dass jemand fertig ist? Damit sich Ihr Team nicht gegenseitig ins Wort fällt, Missstimmungen erzeugt und auch die Stillen, Introvertierten mal zu Wort kommen, verabreden Sie Zeichen wie ein Handheben für eine Wortmeldung. Sie oder ein ernannter Moderator notiert am besten, wer sich in welcher Reihenfolge gemeldet hat. Vielleicht kann jeder am Ende seines Redebeitrags auch ein Zeichen geben oder ein bestimmtes Wort sagen, damit klar ist, dass er fertig ist. Alle Zuhörer nutzen während des Redebeitrags eines anderen am besten die Stummschaltung (Mute-Funktion), um unerwünschte Hintergrundgeräusche zu vermeiden – sollten dann aber nicht vergessen, diese wieder aufzuheben, wenn sie selbst sprechen wollen. Endlose Monologe kann man mit Zwischenfragen geschickt unterbrechen, indem man eine geschlossene Frage zum Thema stellt. Im Chat können wesentliche Fragen auch parallel diskutiert werden.

Zu spät kommen, (wiederholt) mit der Technik nicht zurecht kommen, dazwischen reden, nebenbei noch E-Mails lesen und schreiben – all das wirkt unprofessionell, irritierend, unorganisiert – und damit nicht loyal. Sie zeigen Ihrem Gegenüber damit, dass Sie seine Zeit nicht wertschätzen. Bereiten Sie sich auf Online-Veranstaltungen mindestens genau so vor, wie Sie es offline tun würden. Eine Videokonferenz kommt einem Face-to-Face-Meeting zwar nahe, doch neben den üblichen Verhaltens-Fettnäpfchen können hier zusätzlich technische Probleme auftreten. Und wo die persönliche Verbindung fehlt, wiegen Fehler bzw. unangenehmes Feedback gleich nochmal schwerer.

Für eine ergebnisorientierte Arbeit und um Missverständnissen vorzubeugen, ist es ratsam, zeitnah ein Protokoll des Termins anzufertigen. Dies kann unterstützt werden durch die in der Konferenz verwendete Präsentation – eventuell gekürzt und mit Notizen vom Call versehen. Idealerweise verbinden Sie das Protokoll gleich mit einem Call-to-Action oder neuen Terminvorschlägen und verschicken es dann an alle.

Eine ausführliche Liste mit Moderationstipps für Videokonferenzen, einer Checkliste und zahlreichen Tipps für gute Tools finden Sie hier.

Ich weiß: Corona ist ein Stresstest für die Loyalität im Unternehmen. Aber es wird Zeit, zum „New Normal“ zu finden. Wir können nicht einfach ein, zwei Jahre – oder wie lange auch immer diese Phase anhalten wird – bei der Loyalität und unserem Miteinander auf Pause drücken und abwarten. Denn ein Zurück zu den „guten alten Zeiten“ wird es auf absehbare Zeit nicht geben.