Horror vor der Einarbeitung neuer Mitarbeiter?

Wenn ein neuer Mitarbeiter im Unternehmen anfängt, stehen viele Führungskräfte mit einem großen Fragezeichen da: Oft gibt es kaum dokumentierte Aufgabenfelder und selbst das Stellenprofil wurde in vielen Fällen seit Jahren nicht aktualisiert. Woher also den Input nehmen, um einen neuen, teuer eingekauften Mitarbeiter schnell fit zu machen fürs operative Geschäft? 

Damit ein Neuankömmling seine Aufgabe schnell erfolgreich bewältigen kann, benötigt er zwei Wissensarten: Das Fachwissen selbst und die Kenntnis über die Abläufe im Unternehmen. Zumindest den ersten Wissensbereich kann man durch eine gute Personalauswahl sicherstellen, doch die internen Prozesse kann kein Neuer kennen. 

Damit die Einarbeitung schnell und produktiv verlaufen kann, müssen zwei Zeitfresser umgangen werden. Einer davon entsteht, wenn es keinen Gesamtüberblick über das komplette Aufgabengebiet gibt. Fehlt diese Dokumentation, so wird dem Neuen nicht ermöglicht, pro-aktiv nach Lösungen zu suchen. Der zweite Zeitfresser: Es müssen immer Kollegen bereitstehen, die ihre eigene Tätigkeit für die Unterstützung des Neulings unterbrechen müssen. Schon hier entsteht ein Produktivitätseinbruch, wodurch auch die gefühlte Belastung des helfenden Mitarbeiters steigt. Teilweise sind ganze Abteilungen betroffen.
Und oft erlebe ich es, dass es vollkommen den Führungskräften überlassen wird, Lösungen für die Einarbeitung zu finden. 

Warum sollten Sie sich mit Ihren Einarbeitungsprozessen beschäftigen?

Die Einarbeitungsphase ist eine Stressphase für viele Personen im Unternehmen. Die Arbeit, die der neue Stelleninhaber durchführen soll, kann er in den ersten Monaten noch nicht leisten. Die Führungskraft und Kollegen müssen eingreifen und den Produktivitätsverlust durch Mehrarbeit abfedern. Zusätzlich müssen sie dafür sorgen, dass der Neue auf das geforderte Arbeitsniveau kommt – eine Zusatzbelastung zu ihren eigentlichen Tätigkeiten. Durch die Mehrbelastung steigt auch der emotionale Stress.

Gerade bei kleineren Unternehmen kann ein gescheiterter Einarbeitungsprozess, wenn Neue die Probezeit abbrechen, zur Existenzbedrohung werden. In diesem Fall erhöhen sich die Einstellungskosten um ein Mehrfaches. Schnell sind alle Beteiligten frustriert. Nehmen wir die Zeit der unbesetzten Stelle und die Zeit für die abermalige Einarbeitung zusammen, sind wir schnell bei einem Dreivierteljahr.

Eine strukturierte Einarbeitung dagegen beugt den genannten Zeitfressern vor und reduziert die Einarbeitungszeit deutlich. In einem extrem günstigen Fall konnten wir eine neue Mitarbeiterin innerhalb von zwei Wochen in die Lage versetzen, ihre Aufgaben komplett eigenständig zu erledigen. Um so erfolgreich zu sein, wurden schon vor dem ersten Arbeitstag alle Aufgaben erfasst, die zu erledigen sind. Einerseits können für typische Aufgaben bereits in der Dokumentation Lösungswege vorgeschlagen werden. Andererseits konnte die Neue gleich am ersten Tag auf (fast) alle relevanten Informationen zugreifen und teilweise sofort selbst pro-aktiv ins Handeln kommen. Gleichzeitig konnte die Eintrittszeit auch für die soziale und kulturelle Integration genutzt werden.

In einer solchen formellen Arbeitsplatzbeschreibung werden alle wesentlichen Aufgaben beschrieben und visualisiert, mit der sich ein Mitarbeiter weitgehend selbstständig einarbeiten kann. Die Hilfestellung der Kollegen beschränkt sich dadurch auf die Beantwortung konkreter Fragen. So wird auf allen Seiten deutlich weniger Energie investiert, als wenn selbst die Grundstrukturen erläutert werden müssen. Bestehende Mitarbeiter bleiben so auf ihre Aufgabenbereiche fokussiert bleiben und ihnen wird erspart, sich Gedanken über die Vermittlung von Informationen und die Methodik machen zu müssen.

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