Wie kann die Personalarbeit in Handwerksbetrieben verbessert werden?

Dr. Michael Hoffschroer zog nach Abitur und Ausbildung zum Sparkassenkaufmann in der emsländischen Heimat zum Studium nach Köln. Dort wurde er zum Diplom-Handelslehrer ausgebildet und forschte als Wirtschaftspädagoge beim Forschungsinstitut für Berufsbildung im Handwerk an der Universität zu Köln. Hier promovierte er auch zum Thema „Berufsbildungsberatung in handwerklichen Bildungszentren“. Nach einer weiteren beruflichen Station beim Zentralverband des Deutschen Handwerks übernahm er 2010 die Geschäftsführung der Kreishandwerkerschaft Cloppenburg und des angeschlossenen Berufsbildungszentrums. Im Dezember 2018 ging sein Blog www.handwerksmacher.de online.

Gerade Handwerksbetriebe stehen unter enormem Druck, weil die Auftragsbücher voll sind und zu wenig Personal diese Fülle abarbeiten muss. Welche Empfehlung sprechen Sie Betriebsinhabern für ihre Personalarbeit aus?

Der Wettbewerb um die besten Köpfe wird sich in den nächsten Jahren deutlich verschärfen. Gerade kleine und mittlere Unternehmen können sich in diesem Wettbewerb behaupten, wenn sie rechtzeitig eine nachhaltige Strategie der Fach- und Führungskräftesicherung entwickeln und umsetzen. Dabei empfehle ich vor allem diese vier Handlungsstrategien: 1. Personalarbeit professionalisieren, 2. Attraktivität steigern und dadurch Abwanderung verhindern, 3. Ausbildung und Qualifizierung verstärken und 4. neue Fachkräftepotentiale erschließen.

Jede dieser Strategien kann und muss auf die betriebsspezifischen Bedingungen angepasst werden. Die hierfür notwendigen Investitionen sollten den Unternehmen mindestens genauso wichtig sein, wie Investitionen in die sachliche Ausstattung oder das Marketing. Denn wer soll im Zweifelsfall die neuen Maschinen bedienen oder die gewonnenen Aufträge abarbeiten, wenn die erforderlichen Fachkräfte nicht eingestellt oder qualifiziert werden (können)?

Wer noch etwas mehr über meine Strategieempfehlungen und konkreter Umsetzungsmöglichkeiten erfahren will, dem empfehle ich meine dreiteilige Blog-Serie zum Thema „Führungsaufgabe: Fachkräftesicherung“.

Worauf sollten Betriebsinhaber Ihrer Meinung nach in der Mitarbeiterführung noch stärker achten?

Insbesondere etablierte Unternehmer stehen vor der großen Herausforderung, ihren Betrieb in einer Zeit zu führen, in der sich die Veränderungsprozesse dermaßen beschleunigen, dass bisherige Anpassungsstrategien nicht mehr so greifen, wie wir es gewohnt sind. Staatliche Bürokratie, wirtschaftlicher Wettbewerb, gesellschaftlicher Neid, familiäre Erwartungen und eigene Ansprüche führen dazu, dass zum Teil widersprüchliche Ziele miteinander in weitgehenden Einklang zu bringen sind. Hinzu kommt, dass sich das Führen eines Unternehmens durch den Megatrend Digitalisierung extrem verändert. Deshalb müssen Betriebsinhaber vor allem an ihrer inneren Haltung arbeiten. Sie persönlich müssen zur Anpassungsstrategie ihres Unternehmens werden! Dazu ist ein Mindset erforderlich, dass den erfolgreichen Unternehmer in sich selbst ruhen lässt und die notwendige Flexibilität ermöglicht. Hierzu wiederum sind drei Ankerpunkte von besonderer Bedeutung: 1. Positives Selbstbewusstsein, 2. Wertschätzung und 3. Resilienz. Auch hierzu habe ich weitergehende Ausführungen in einem Blog-Beitrag „Drei Anker im Mindset erfolgreicher Handwerksunternehmer!“ veröffentlicht.

Wie können Mitarbeitende vor Überlastung geschützt werden und leistungsstark bleiben?

Neben einem funktionierenden betrieblichen Gesundheitsmanagement und der entsprechenden Gesundheitsförderung ist der Austausch zwischen den Mitarbeitenden wichtig - unabhängig von vorhandenen Hierarchiestufen. Dabei halte ich die oftmals üblichen Mitarbeiterjahresgespräche für Zeitverschwendung. Diese aufgezwungenen, asymmetrischen und isolierten Mitarbeitergespräche werden schnell zu einem unbeliebten und unnützen Ritual. Viel besser ist es, wenn es Inhabern und Vorgesetzten gelingt, eine Austauschkultur jenseits des Gesprächszwangs zu etablieren. Wenn eine Feedbackkultur statt ritualisierter Jahresgespräche den Betriebsalltag prägen.

Inwiefern kann die Unternehmenskommunikation diesen Prozess vereinfachen?

In meinem Blogbeitrag „Warum jährliche Mitarbeitergespräche Zeitverschwendung sind“ habe ich vier Faktoren zum Gelingen einer betrieblichen Gesprächskultur in der Kreishandwerkerschaft Cloppenburg zusammengetragen:

1.    Durch eine Kultur der offenen Tür, die alle Vorgesetzten vorleben müssen, spiegelt sich die Haltung wider, dass Kollegen jederzeit mit ihren Anliegen zur Führungskraft kommen können. Individuelle, anlassbezogene Gespräche können also von beiden Seiten angestoßen werden.

2.    Der regelmäßige Austausch mit Kollegen wurde als Führungsaufgabe auf Basis einer Unternehmensvision und Leitbilder in betrieblichen Grundsätzen der Teamarbeit definiert. Neben der klaren Definition von (Eigen-)Verantwortlichkeit stehen dort Dauerhaftigkeit, Qualitätsorientierung und Transparenz als Maßstäbe im Zentrum unseres Handelns. Diese Maßstäbe wirken somit auch auf das Führen von Mitarbeitergesprächen und verpflichten alle Kollegen zu regelmäßigen Weiterbildungen in Sachen Kommunikation.

3.    Eine teamorientierte und teamübergreifende Besprechungskultur dient dem Informationsaustausch und dem Vertrauensaufbau. Daraus ergibt sich dann ggf. eine Basis für individuelle Bewertungs- und Entwicklungsgespräche. Gleichzeitig wurde ein formales Beschwerdemanagement eingeführt und als Struktur für kritische Situationen, in denen die Vertrauensbasis (noch) nicht gegeben ist, erarbeitet.

4.    Durch die Etablierung verschiedener Besprechungsformate – z. B. tägliche Abstimmung der Geschäftsleitung, wöchentliche Führungsrunde, monatliche Abteilungsrunde, quartalsweises Mitarbeiterfrühstück sowie mehrere Mitarbeiterevents im Jahreslauf – wurde der allgemeine Austausch von den individuellen Gesprächsbedarfen abgekoppelt. Gleichzeitig wurde die Transparenz erhöht und der Austausch zum Teil des normalen Arbeitsalltags.